Urmatoarea informare este conceputa pentru a va aduce la cunostinta aspectele cu privire la prelucrarea datelor dvs. personale si la drepturile dvs. privind aceasta prelucrare în conformitate cu Regulamentul general 2016/679 privind protectia datelor (“GDPR”) si legislatia nationala în vigoare.

 

1. Informatii generale

Noi, societatea OPTIMAL TRAVEL SOLUTIONS SRL, cu sediul social în Bucuresti, Str Cozla nr 8C, Bl A31, sc 1, ap 2, sector 3, punct de lucru in Bucuresti, Bd Chisinau nr 6-8, et 1, birou E3, sector 2, înregistrată la ORC de pe langa Tribunalul Bucuresti sub nr. J40/11728/25.09.2015, având CUI RO35051180, („Societatea“), reprezentam operatorul în conformitate cu GDPR. Datele de contact ale responsabilului Societatii cu protecţia datelor sunt  e-mail: GDPR@optimal-travel.ro, telefon : 0727003319.

 

2. Scopul prelucrarii și categoriile de date prelucrate:

Societatea prelucrează datele dvs. cu caracter personal in urmatoarele scopuri:

• in scopul furnizarii de produse / prestarii de servicii din domeniul turismului
• in vederea indeplinirii obligatiilor legale ale Societatii;
• in scopul urmaririi intereselor legitime ale Societatii;
• in urmatoarele scopuri toate vizand domeniul turistic, în masura în care aţi fost de acord cu fiecare dintre ele:
• Furnizarea de informatii cu privire la oferte comerciale
• Furnizarea de informatii cu privire la evenimentele Societatii
• Furnizarea de servicii de cazare, atât în ţară cât şi în străinătate, în unităţi de cazare de diferite categorii, conform criteriilor de clasificare ale fiecarei ţări, criterii ce pot diferi de cele din România;
• Furnizarea de servicii de rezervări şi emiteri de bilete de avion pe curse interne şi internaţionale;
• Furnizarea de servicii de organizare a altor servicii turistice şi de protocol la cererea beneficiarului;
• Furnizarea de servicii de organizare de evenimente
• Furnizarea de servicii de asistenţă turistică de specialitate
• Furnizarea de servicii de asigurare medicala de călătorie
• Furnizarea de servicii de curierat pentru documentele de călătorie emise
• Participarea la sondaje de opinie cu privire la produsele si serviciile Societatii referitor la gradul de multumire a clientilor

 

În aceste scopuri pot fi prelucrate următoarele categorii de date:

• Numele, codul numeric personal, data nașterii, documentul de identitate, funcţia, adresa, e-mailul, numerele de telefon fix și/sau mobil, numărul de fax;
• Contactul dvs. cu noi, cum ar fi un e-mail, o notificare, o solicitare printr-un mesaj sau alte evidențe ale unui contact cu noi;
• Informații privind contul dvs., cum ar fi datele plăților datorate sau primite, numerele de cont sau alte informații în legătură cu contul dvs. sau care sunt incluse în portalul nostru de gestionare a relaţiei comerciale cu fiecare client;
• Preferințele dvs. pentru anumite produse, servicii și stil de viață atunci când ne spuneți care sunt acestea sau atunci când presupunem care sunt, în baza modului în care solicitati prestarea serviciilor de catre Optimal Travel Solutions;
• A se vedea secțiunea Cookie-uri pentru detalii privind ceea ce colectăm utilizând cookie-uri, web beacons și alte tehnologii, inclusiv date privind reclamele;
• Informațiile pe care le obținem din alte surse, cum ar fi autorităţi publice sau private, agenții de prevenire a fraudelor, precum și de alți furnizori de date. Acestea includ date demografice, date referitoare la interese, precum și comportamentul la navigarea online.
• Istoric al oferirii unor avantaje, reduceri, discounturi pentru recompensarea fidelităţii clientului.
• Nivelul serviciilor care vi se prestează – de exemplu, probleme operaţionale și alte evenimente care pot afecta serviciile noastre;
• Răspunsurile la invitaţii şi confirmările de participare la evenimente
• Datele cu caracter personal sensibile dezvăluie originea dumneavoastră rasiala şi etnica, opiniile politice, convingerile religioase şi filozofice, afilierea sindicală, datele genetice, datele biometrice, datele referitoare la sănătate sau datele referitoare la viaţa sau orientarea sexuală.

Optimal Travel Solutions  nu colectează de la dumneavoastră în mod intenţionat date cu caracter personal sensibile pentru a le stoca.

 

Datele personale pe care le prelucrăm sunt, în principal, datele dumneavostra de identificare, tranzacţionale, financiare, demografice, de localizare sau alte date personale pe care le colectam direct de la dumneavoastră sau din alte surse atunci când deveniţi clientul nostru sau când folosiţi serviciile noastre.

Temeiul juridic al prelucrarii

Baza legala pentru colectarea si procesarea datelor dumneavoastra pentru fiecare din scopurile mentionate mai sus este:

• Contractul de furnizare sau prestari servicii la care dumneavoastra sunteti parte sau cererea dumneavoastra inainte de incheierea unui contract pentru care am primit consimțământul dumneavoastră;
• Interesele comerciale legitime ale Societății, de exemplu, prevenirea fraudelor, menținerea securității serviciilor noastre, marketing direct și îmbunătățirea serviciilor noastre. Ori de câte ori ne bazăm pe acest temei juridic pentru a prelucra datele dvs., evaluăm interesele noastre comerciale pentru a ne asigura că acestea nu prevalează asupra drepturilor dvs. În plus, în unele cazuri aveți dreptul de a vă opune acestei prelucrări. Interesul legitim al Societatii pentru a ne permite exercitarea drepturilor prevazute de lege in favoarea noastra, pentru a actiona in justitie contra oricarei activitati ilegale sau care prejudiciaza Societatea
• Conformarea cu o cerință legală imperativă, de exemplu, cerințe contabile și fiscale, care fac obiectul unor politici interne stricte (cum ar fi perioadele de păstrare), proceduri, și dreptul dvs. de a restricționa utilizarea datelor proprii, care controlează obiectul serviciilor noastre ce vor fi prestate;

În plus, în masura în care aţi fost de acord, consimtamantul dumneavoastra. Prelucrarea datelor cu caracter personal în baza consimtamantului reprezintă un scop aditional prelucrării datelor personale în vederea executării contractului la care sunteti parte şi nu condiţionează furnizarea/prestarea serviciilor contractuale.Vom colecta datele dvs. cu caracter personal atunci când, de exemplu:

• Cumpărați sau utilizați oricare dintre produsele și serviciile noastre;
• Vă înregistrați pentru un anumit produs sau serviciu;
• Ne contactați prin diverse canale, sau ne solicitați informații în legătură cu un produs sau serviciu;
• Ați acordat permisiunea altor societăți, cum ar fi partenerii noștri comerciali sau asociații noștri, precum și unor terți furnizori sau contractanți ai noștri, să facă schimb de informații cu noi cu privire la dvs.;
• Atunci când datele dvs. cu caracter personal sunt publice; sau

Sunteți clientul/beneficiarul unei activități comerciale pe care o achiziționăm/prestam.

De asemenea, colectăm informații de la anumite organizații, dacă este cazul și în măsura în care avem temeiuri legale în acest sens. Acestea includ agenții de prevenire a fraudelor, anuare comerciale, agenții de verificare/control, agenții de calculare a facturii și prestatori servicii contractate

Categoriile de destinatari catre care se pot divulga datele personale colectate:

Pentru a atinge scopurile mai sus prevazute, utilizam urmatoarele categorii de furnizori de produse si servicii/ imputerniciti :

• furnizorii implicati in mod direct/indirect in furnizarea produselor si prestarea serviciilor din domeniul turismului intern si international;
• autoritatile statului (inclusiv autoritati fiscale);
• contabili, auditori, experti judiciari, avocati sau alti asemenea consilieri externi ai Societatii sau catre terte persoane care furnizeaza produse si servicii companiei (furnizorii de servicii de paza, de sisteme IT, consultanti financiari)
• furnizorii Societatii implicati in mod direct/indirect in procesul de marketing si promovare.

 

3. Durata pastrarii

Vom păstra informațiile dumneavoastră, care pot include date personale atât timp cât este necesar să vă furnizăm servicii, să respectăm legile aplicabile, să soluționăm litigii cu orice parte și altfel, dacă este necesar, pentru a ne permite să ne desfășurăm activitatea, inclusiv pentru a detecta și a preveni frauda sau alte activități ilegale.

De exemplu avem obligația de a păstra documentele aferente tranzacțiilor financiare 10 ani de la încheierea exercițiului financiar în care au fost prelucrate.

Toate datele personale pe care le păstrăm vor fi supuse acestei Politici de confidențialitate. Dacă aveți o întrebare despre o anumită perioadă de păstrare pentru anumite tipuri de date personale pe care le procesăm despre dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați prin intermediul detaliilor de contact incluse mai jos.

4. Drepturile dumneavoastra

Regulamentul conferă persoanelor cărora li se prelucrează date personale o serie de drepturi. Astfel, pe lângă drepturile existente în prezent, regăsim şi dreptul la portabilitatea datelor şi pe cel de stergere a datelor. Pe scurt, drepturile pe care le aveţi:

Dreptul de a retrage oricând un consimtamânt dat în vederea opririi unei prelucrari a datelor care se bazeaza pe consimtamântul dvs. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrarii pe baza consimtamântului acordat înainte de retragere, pentru executarea unui contract, in vederea indeplinirii unei obligatii legale sau in scopul urmaririi intereselor noastre legitime.

Dreptul de acces – înseamnă că aveţi dreptul de a obţine o confirmare din partea noastră că prelucrăm sau nu datele cu caracter personal care vă privesc şi, în caz afirmativ, aveţi acces la datele respective şi la informaţiile privind modalitatea în care sunt prelucrate aceste date.

Dreptul la portabilitatea datelor – se referă la dreptul de a primi datele personale într-un format structurat, utilizat în mod curent de către noi şi care poate fi citit automat, dar şi la dreptul ca aceste date să fie transmise direct altui operator, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

Dreptul la opozitie – vizează dreptul dumneavoastră de a vă opune prelucrării datelor personale atunci când prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care serveşte unui interes public sau când are în vedere un interes legitim al operatorului. Atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal are drept scop marketingul direct sau prelucrări efectuate în baza consimţământului expres, aveţi dreptul de a vă opune prelucrarii în orice moment.

Dreptul la rectificare – se referă la corectarea, fără întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte. Rectificarea va fi comunicată fiecarui destinatar la care au fost transmise datele, cu excepţia cazului în care acest lucru se dovedeşte imposibil sau presupune eforturi disproporţionate.

Dreptul la ştergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – înseamnă că aveţi dreptul de a solicita ştergerea datelor cu caracter personal, fără întârzieri nejustificate, în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive: acestea nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate; vă retrageţi consimţământul şi nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrare; vă opuneţi prelucrării şi nu există alte motive legitime care să prevaleze; datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal; datele cu caracter personal trebuie şterse pentru respectarea unei obligaţii legale; datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societăţii informationale.

Dreptul la restricţionarea prelucrării – poate fi exercitat în cazul în care persoana contesta exactitatea datelor, pe o perioadă necesară verificării corectitudinii datelor; prelucrarea este ilegală, iar dumneavoastră vă opuneţi ştergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricţionarea; în cazul în care Optimal Travel Solutions nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă; în cazul în care persoana s-a opus prelucrării pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei respective.

Dreptul de a depune o plangere – plângeri referitoare la prelucrarea datelor personale pot fi adresate Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

 

Pentru exercitarea acestor drepturi, precum si pentru orice intrebari suplimentare cu privire la aceasta informare sau in legatura cu utilizarea de catre Societate a datelor personale, va rugam sa contactati ofiterul nostru pentru protectia datelor, alegand oricare din modalitatile de comunicare descrise mai jos.

Ne puteti contacta:

• Prin email – la adresa:gdpr@optimal-travel.ro sau
• Personal sau printr-o cerere trimisa prin posta – la Sediul Societatii (la adresa mentionata la pct. 1); sau
• Telefonic – la numarul: 0727003319

 

 

Detalii suplimentare precum si eventuale actualizari ale acestei informari privind protectia datelor dumneavoastra – puteti gasiti pe pagina web a Societatii – sectiunea Protectia Datelor